举办大型会议策划方案应该注意哪些细节

2021-03-29 0 406

会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动,它是在限定的时间和地点,按照一定的程序进行的事务。会议是一种普遍的社会现象,几乎所有有组织的地方都会存在会议,会议的主要功能包括决策、控制、协调和教育等功能。

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(一)在会议

 

1、之前,与会议组织者讨论,了解会议要求和所需服务项目。

 

2、提供会议所需的航班、机票、住宿酒店、会议地点、交通等信息,并向会议当事人制定完整的会议计划。

 

3、派专人协助客户参观会议现场的饮食、住宿、会场、旅游、娱乐等相关方面。

 

4、确定计划,签订合同,预付定金。

 

 

(二)后续工作:

 

1、机场、车站:按要求分批、分时段设专人、专列接送站。

 

2、会议酒店网站:会议秘书分发会议材料并接待访客。

 

3、会议秘书协助安排会场和会议服务。

 

4、会议秘书协助接待(值机)室会议事务组确认、分配房间,确认贵宾室,整理、记录相关信息。协助分发会议礼品和水果。

 

5、确认用餐时间、菜单、标准、表格、饮料、主次桌等相关安排。

 

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所和消费支付方式。

 

7、确认旅游公司为会议提供的食宿、交通、旅行、购买和娱乐安排(日程安排、客房餐车指南等)。

 

8、确认和保证会场防盗、消防等安全工作和代表人身、财产、物品的安全工作。

 

9、确定特殊客人(如少数民族代表的伟大领袖,VIP、残疾人代表及其家属)的安排和接待。

 

10、协调会议期间的交通安排。

 

11、会议代表回程的交通、票务等委托服务。

 

(三)会后工作:

 

1、会议服务总结、评价、反馈和处理代表意见。

 

2、会议材料、领导讲话、新闻报道、代表通讯录打印总结。

 

3、与会议组织者的费用结算。

 

4、发送代表的工作。

 

(四)会议筹备工作:

 

1、根据会议规模确定接待规格。设置要指定的规范。

 

2、发布会议通知和日程安排。会议通知必须写明召集人或者组织的名称、单位名称、会议时间和地点、会议主题、与会人员、会议费用、会议材料、联系方式等,并附收据,以确定是否受邀人员将出席会议,是否有其他参加会议的要求等。对于来自其他地方的与会者,还应附上到达会议地点和住宿酒店的路线图。路线图避免了许多问路的问题。

 

会议日程是对会议每天的会议活动的具体安排,是人们了解会议情况的重要依据。它的形式可以是文字的,也可以是表格的。它可以与会议通知一起分发。

 

3、场馆布局。

 

场馆布局包括场馆周边装饰和座位配置。一般大型会议,根据会议内容,在现场悬挂横幅。在门口张贴欢迎和庆祝标志。会场内可放置适当的休闲盆景和盆花;为使举办大型会议策划方案应该注意哪些细节会场更加庄重,可在会议桌上悬挂或放置国旗、党旗或国徽。如需将茶杯、饮料摆放在桌面上,应清洗干净,摆放美观统一。

 

座位配置要符合会议的风格和气氛,注意礼节的先后顺序。主要有以下几种配置方式:圆桌型,如果使用圆桌或椭圆桌。这种安排使与会者能够与领导人坐在一起,从而消除不平等感。此外,参与者可以清楚地看到其他人的脸,从而促进意见交流。

 

座位安排要注意客人或上级领导与企业领导及其陪同人员的面对面工作。客人的最高领导应坐在大门中央或南面,企业的最高领导应坐在上级领导对面。同一水平的对角线相反。因为权贵们有优先权知道。课堂型是应用最广泛的一种形式,适合于以传达信息和指令为目的的会议。在这个时候,与会者更多,没有必要在与会者之间讨论和交换意见。在这种形式下,讲台与观众相对。主席台的座位是根据人员的位置和社会地位安排的。椅子的座位在第一排的中间。

 

(五)接待礼仪:

 

    先会前检查。这是对筹备阶段缺乏考虑或执行的一种补救办法。例如,检查音频和视频、文档、标志等是否准备就绪。

 

    二是提前进入接待岗位。接待人员应在参会人员到达前提前进入各自岗位和工作状态。一般接待工作分为以下几个岗位。
 

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