会议接待礼仪印象-签到工作,为会议锦上添花!

会议接待礼仪印象-签到工作,为会议锦上添花!

  • 最近更新2020年09月09日
之前我们讲了接机接站的流程和注意事项,大家都记住了吗? 

没记住也没有关系,

 

自己去翻以前的文章做笔记去吧!

 

易安要接着往下讲咯~

 

相比于接机接站,更多的小伙伴更喜欢酒店上会。大概是因为酒店有空调,有座位,运气好的话客户还会帮你解决用餐问题吧。

 
会议接待礼仪印象-签到工作,为会议锦上添花!插图
而听说酒店上会最最简单的呢,大概就是会议签到工作了吧。

 

那么接下来就让易安来告诉你们,据说很简单的会议签到,到底都需要做到哪些呢?

 
参会老师们经过或漫长或短暂的行程后,由接送司机送往一个陌生的酒店。接下来就是展现我们服务能力的时候辣!
 
以下大致的流程,供大家学习参考:(不同的会议,接待流程也会有些不一样,具体听从会议负责人的安排)

起立微笑注视参会嘉宾,迎接参会嘉宾走向签到台

参会嘉宾在距离签到台3米时,会务工作人员应立即起立,微笑,目光注视,主动打招呼“老师,您好,请问您贵姓?麻烦您在这里签到,谢谢您”。
 
贰协助参会嘉宾签到

会务工作人员应微笑,目光注视,30度弯腰,脱下笔帽,笔尖对着自己,双手递出,五指并拢指向签到表“麻烦您在这边签个名字”。
协助办理入住
“老师,麻烦您的证件(身份证/护照)给我一个,我帮您办一下入住”。 

根据老师的证件姓名,匹配分房同事的房卡套,将证件+房卡套一同拿到酒店前台,办理入住。

 

房间办好后,将身份证/护照同房卡一起还给老师。

 

“老师,这是您的证件请拿好,这是您的房卡,您住在12楼的1203房间”。

 
发放物料(先确认身份再发放物料)

一般会议物料包含:会议日程、会议讲者介绍、餐券、胸牌、小纪念品等等东西。 

大家根据签到嘉宾身份,按照客户的发放原则来发放。切记多发、漏发、少发(尤其是胸牌,千万不要漏发哦)

 
核对返程信息(及时记录更改)

第一天的签到,是见到老师最全、最细致的机会,需要我们与老师们核对下回程信息。 

如果老师的回程信息有更改、及时向参会嘉宾回收 【返程日期、 车次/航班、车次/航班时间】等信息,方便后期安排参会嘉宾的送机送站车辆。

 
主动介绍会议概况
需要大家在参会嘉宾签到时,跟老师简单介绍下酒店的地形,各项活动的时间节点。这个环节尤其的重要,是展现热情、亲人般接待的时机。 

例如:

①用餐地点;

②会场地点;

③宴会时间;

④重要活动时间;

⑤摆渡交通安排等等。

 

“老师,我们本次会议的会议室在2楼的昆仑厅,明早8:30开始签到,9:00准时开始会议。

 

本次会议的所有用餐均在酒店一楼的自助餐厅,您的午餐与晚餐餐券均在您的资料包内,注意不要遗失。

 

今晚我们会有一个晚宴,在酒店外面的一家特色餐厅,所以需要您18:00在一楼酒店大堂集合,我们乘大巴车往返。

 

您的房间在12楼的1203房间,请您从这个方向刷房卡乘电梯。

 

如果会议期间您有任何疑问,欢迎来签到台处询问”。

 
耐心热情的为参会嘉宾进行解答
签到台的工作,是客人对整体会议第一次最直观的体验,所以当参会嘉宾提出一些其他与会无关的,如问路,问景点等问题,我们也需要热情、亲和、细致、耐心的为老师一一解答,这也是我们的工作升值加分的地方,也可以说是锦上添花。
以上就是关于酒店会场签到的流程分享辣,这样看来签到工作好像可能大概也许真的挺简单的了? 

 

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